Välkommen till Årsmötet!
Vi ses väl den 20 mars kl. 18:30 på Spånga Folkan?
Förra året tvingades vi kalla till ett extra årsmöte för att lyckas jobba vidare med föreningens verksamhet. Låt oss hjälpas åt att slippa det i år!
Jag skriver det varje år. Årsmötet är årets viktigaste möte. Och det är lika sant varje gång. Det är på årsmötet som alla i föreningen som har betalt medlemsavgiften träffas för att bestämma hur föreningen ska jobba under 2012.
Det är då vi bestämmer tillsammans vilken verksamhet vi ska ha, hur pengar ska användas, vilka som ska få lov att leda föreningens arbete i styrelsen mm. Det är inga oviktiga beslut. Och därför behöver vi finnas på plats och fatta besluten ihop.
Senast en vecka innan årsmötet kommer alla dokument att läggas upp på www.spangafotboll.se så man kan läsa in sig innan årsmötet.
Jag ser fram emot att träffa er alla den 20 mars!
//Frk Ordförande
Behovsanalys, prioritering, strategiska beslut angående mark och opinionsarbete. Låter det kul?
Det tycker “grabbarna” i Bygg- och anläggningskommittén (BAK)!
Ikväll blev jag inbjuden till ett möte för att prata om hur vi ska jobba för att få bättre förutsättningar att träna och spela.
Jag fick en uppdatering om vad som händer med Gläntan. Där väntar vi nu på att detaljplanen ska beslutas. Alltså den plan som bestämmer vad som får lova att byggas på Gläntan och hur det får lova att se ut. Den är ute på andra omgången för allmänheten att ha synpunkter på. BAK och styrelsen har redan skickat in vårt svar under första omgången. Därefter har Markus och Fredrik från BAK varit med på samrådsmöten där detaljplanen har presenterats för allmänheten. På föreningens årsmöte den 20 mars kommer BAK att visa upp detaljplaneförslaget för alla medlemmar – missa inte det!
Men vårt möte ikväll handlade mer om vad vi kommer att göra under året än det som har hänt. Mer om det kommer i verksamhetsplanen för 2012. Men jag kan lova att det kommer hända grejer med det här gänget!
//Frk Ordförande
Föreningsstöd?
För ett år sedan gick idrottsborgarrådet Regina Kevius ut i tidningar och TV och sa att ”föreningarna kan skaffa extern finansiering” och ”det lätt att luta sig tillbaka och bara ta emot kommunala bidrag”. Det Regina vill är att vi lägger vår ideella tid på att hitta sponsorer som vill vara med och bidra till vår verksamhet.
Enligt lag måste en sponsor tjäna på att marknadsföra sig via en sponsring och reklamskyltar som syns under knattefotbollsskolorna och matcher mm är ett effektivt sätt att nå ut till många av föreningens medlemmar och föräldrar. Men problemet är att vi helt enkelt inte får bygglov för att kunna sätta upp reklam på Gläntan. Under hela 2011 har vi skickats fram och tillbaka mellan idrottsförvaltningen och stadsbyggnadskontoret och för någon månad sedan fick vi svaret att vi inte fick ha reklamskyltarna uppe.
Idag i DN kan vi läsa om Spårvägen HK som precis som vi i Spånga IS Fotboll har fått NEJ till att använda idrottsplatsen för att marknadsföra våra sponsorer. Vice ordförande i Idrottsnämnden Emilia Bjuggren skriver om detta idag på sin blogg http://emiliabjuggren.wordpress.com/
Om idrottsnämnden på allvar vill att vi föreningar ska hitta andra inkomstkällor så måste vi också få förutsättningarna att kunna göra det.
// Frk Ordförande
Bosse berättar en glädjande nyhet!
Jag har tidigare skrivit om obetalda medlemsavgifter. Bosse blev anställd som ekonom straxt efter sommarlovet och satte sig snabbt in i bokföringen, medlemsregister och kundfodringarna. Beskedet kom som en rapport till styrelsemötet – 200 000kr i obetalda medlemsavgifter.
Beslutet på styrelsemötet var att genast sätta in Bosse i rutinen No Pay – No Play och att skicka ut extra påminnelser på det som var obetalt.
Sedan vi fick besked om hur många medlemsavgifter som inte var betalda har Bosse jobbat hårt tillsammans med lagledarna.
Han har fått in laglistor från alla lag utom 3st, han har då kunnat kontrollera så att medlemsregistret stämmer och lämnat besked till lagledarna vilka spelare som inte har betalt sina medlemsavgifter. Lagledarna har legat på sina spelare, flera har fått beskedet att komma tillbaka när de har betalt.
Bosse har med glädje kunnat upprätta avbetalningsplaner för dem som har haft dessa behov och börjat beta av avgiften.
Detta har gjort att vi fram till förra veckan har fått in över 100 000kr i medlemsavgifter!
Och det fortsätter att trilla in betalningar på vårt konto. Det har också lett till att vi har fått medlemsregistret uppdaterat och kan se vilka spelare som inte längre finns kvar i föreningen och ger oss kundfodringar som vi måste skriva av. Och nu har vi ett uppdaterat register att använda när vi den 1 januari gör medlemsfaktureringen för 2012.
En stor eloge till alla er som har engagerat er och gjort vad ni har kunnat för att få in medlemsavgifterna. Och självklart till Bosse och det jättearbete som detta resultat har inneburit.
//Frk Ordförande
2011 – Ett år av förändring
I onsdags på årets sista styrelsemöte blev det en tillbakablick på allt som har hänt i föreningen under året.
Det var en start på året som vi sent kommer att glömma.
Där vi på årsmötet stog med en ofullständig styrelse och saknade ledamöter till de flesta av våra kommittéer.
På det extra årsmötet valdes en helt ny styrelse och årsmötet fyllde alla kommittéer. Det blev startskottet på en mycket positiv utveckling som styrelsen har eldat på och förvaltat under året.
Ett jobb som vi så klart inte gjort själva.
Varje dag i veckan lägger ca 200 ledare ner sin tid och engagemang på att skapa utvecklande och roliga träningar för alla föreningens barn och ungdomar. ca 85 lag i Sankt Erikscupen vilket gör oss till den femte största fotbollsklubben i Stockholm. Det är en insats som inte nog kan höjas till skyarna. Hela föreningslivet bygger på ideella krafter som väljer att ge av sin tid till att ge barn och ungdomar en meningsfull fritid och ledarna i Spånga IS Fotboll är inget undantag.
Kommittéerna och valberedningens arbete har verkligen tagit fart under året och har lagt ner massor av tid på att undersöka behov, planera aktiviteter för att stötta verksamheten på bästa sätt. Marknad, Ungdom, Dam, Herr, Bygg- och anläggning har alla tagit nästa steg i att förändra och förbättra Spånga IS Fotboll. Det här är de personer vars insatser sällan syns direkt men som bygger en stabil grund för fotbollsverksamheten att byggas på.
Vi har något bra att bygga vidare på men innan dess ska vi alla ha en riktigt god jul och ett gott nytt år!
/Frk Ordförande
Ordförande = arbetsgivare
Med 1300 medlemmar 200 ledare och ca 85 lag i seriespel är det svårt att helt ideellt sköta om och stödja hela föreningens verksamhet. All denna verksamhet genererar en massa administration och uppgifter.
Det är hundratals mejl som varje dag passerar in i de anställdas e-postkonton med frågor och behov av hjälp. Det är uppstart av nya knattelag, planering och genomförande av utbildningar för alla ledare, planering av cuper och fotbollsskolor, rekrytering av tränare, hantering av fakturor, kontakter med idrottsförvaltningen bland annat om träningstider, söka statliga och kommunala bidrag, sköta medlemsregister och bokföring, delta på föräldramöten, åldersgruppsmöten, stödja kommittéernas arbete och administration, kontakter med Stockholms Fotbollsförbund, lagbesök, ansöka om spelarlegitimationer och spelarregistreringar, beställa och underhålla material, underhålla Gläntan, kontakter med Spånga IP, förhandla avtal, söka sponsorer, boka bussar och 100ggr så mycket mer.
Därför har vi i föreningen ett kansli med 1 heltidsanställd Sportchef, en Ekonom som jobbar 60% och en Vaktmästare och materialare som jobbar 75%. Vi har även haft en heltidsanställd klubbdirektör vilket är den tjänst som tyvärr kommer att avslutas i december.
Att vara anställd i en ideell verksamhet innebär att man har samma rättigheter och skyldigheter som vem som helst av oss andra som jobbar på företag inom näringslivet. Och som styrelseledamot och ordförande har jag samma regelverk att rätta mig efter som vilken annan personalchef som helst. Till exempel är det min uppgift att se till att anställda på kansliet får sin veckovila och att övertidstimmar blir så få som möjligt. Som arbetsgivare ska vi jobba med medarbetarsamtal, arbetsmiljö och organisationsutvecklingar på samma sätt som ICA, Intersport eller Helukabel.
Under hösten har vi i styrelsen haft extra mycket samtal kring hur vi som helt ideella på bästa sätt ska kunna vara närvarande för våra anställda. Vilket bland annat har gjort att jag en gång i veckan, innan jag åker vidare till jobbet, finns på plats på kansliet för att kunna bolla idéer, attestera fakturor, stämma av hur vi tar oss närmare föreningens mål, lyssna in vad som händer, förebereda beslut inför styrelsemötena osv. En skön start på veckan och superviktig dialog.
Just nu sitter jag och filar på Personalhandboken där allt som rör våra anställda ska stå med. Oavsett hur vi som styrelseledamöter blir valda och nya ledamöter kommer till så måste anställningstryggheten finnas. Det ska inte stå och falla med vilka som arbetar i styrelsen hur väl vi lever upp till arbetsrättsliga regler och därför behöver allt dokumenteras. Kommer bli riktigt bra när vi är klara!
//Frk Ordförande
NO PAY – NO PLAY!
Manuel har en klok kommentar på mitt inlägg om medlemsavgifter. Att det krävs rutiner för hur obetalda fakturor ska hanteras. No pay-No play kallar vi den rutin som under många år har fungerat väl i föreningen men inte under 2011.
No pay – No play innebär att:
1. Uppdatera laglistorna
Alla lag skickar in sina uppdaterade laglistor under hösten för att medlemsregistret ska kunna uppdateras. Medlemsregistret är sedan det verktyg som används för att faktureringen ska kunna göras till rätt personer.
2. Medlemsfakturering
Medlemsfaktureringen görs i slutet av december/början på januari där sista betalningsdag är i slutet av januari.
3. Betalningspåminnelser
I början på februari skickas påminnelserna ut för obetalda fakturor
4. Information till lagledaren
I början av mars skickas en lista till de lag som har spelare som inte får fortsätta träna och spela förrän de har betalt medlemsfakturan. Dessa spelare får information om att de är välkomna ner till träningen när fakturan är betald. Och erbjudande om delbetalning om det finns behov.
5. Uppdaterad information till lagledaren
Information skickas kontinuerligt till de lag som har spelare som inte har betalt medlemsfakturan så att de ska kunna veta vilka som åter är välkomna att delta i verksamheten. Lagen kan alltid vända sig till vår ekonom Bosse om de har frågor.
På detta sätt kommer vi alltså att göra även inför och under 2012. Ni som ännu inte har skickat in era uppdaterade laglistor till Bosse gör det så fort som möjligt till kansli@spangafotboll.se så att vi tillsammans ser till att möjliggöra att medlemsavgifter betalas i tid.
// Frk Ordförande
